Alles über die Vor- und Nachteile
Unsere News: Bis 2020 waren Remote-Auditierungen in den meisten Branchen die Ausnahme. Mit der Corona-Pandemie und den vielfältigen Ausgangs-, Besuchs- und Kontaktbeschränkungen wurde die Möglichkeit der Online-Auditierung unumgänglich. Der Beginn war noch zögerlich, doch nun sind Remote-Audits ein fester Bestandteil des Berufsalltags.
Wir haben uns an diese neue Art der Zertifizierung gewöhnt und sogar großen Gefallen daran gefunden. Remote-Audits haben für uns – und auch für Sie – viele Vorteile. Wir arbeiten gerne flexibel. Ihr Vorteil unserer Flexibilität ist, dass wir spontan auf Ihre neuen und sich ändernden Anforderungen reagieren können.
Eine häufig gestellte Frage ist, wie man sich selbst und auch seine Mitarbeiter am besten auf ein (Remote-)Audit vorbereiten kann. Sie sehen, „Remote“ habe ich in Klammern geschrieben, ganz einfach darum: Die Vorbereitungen unterscheiden sich eigentlich gar nicht. Es gibt ganz allgemein gültige Verhaltensregeln, die eine Zertifizierung für Sie wie auch für uns erleichtern.
Zuallererst kommt natürlich die Planung. Planen Sie auch im Remote-Audit Pufferzeiten ein. Egal wie gut Ihre Unterlagen auf Ihrem Schreibtisch sortiert sind. Auch im Jahr 2022 kann es zu Verbindungsproblemen kommen und die kosten in aller Regel einfach Zeit (und Nerven). Womit wir schon beim nächsten Punkt wären: Behalten Sie die Nerven und bereiten Sie auch Ihre Mitarbeiter vor. Wichtig hierbei ist es, keine Ängste zu schüren. Eine Zertifizierung oder die Erlangung einer Herstellerlaubnis sind nicht zu vergleichen mit einer Schulprüfung und sollen das auch gar nicht sein. Hinzu kommt, dass Sie sich und Ihre Mitarbeiter auf mögliche Fragen vorbereiten. Keiner mag es, sich überrumpelt zu fühlen.
Aber wie bereitet man sich und seine Mitarbeiter am besten vor? Gehen Sie noch einmal alle übergeordneten Richtlinien durch und checken Sie vor allem, wo Sie diese finden können und ob Links dorthin noch funktionieren. Wenn alle Führungskräfte die für sie relevanten Arbeitsanweisungen noch einmal auf ihre Aktualität überprüfen, haben alle etwas gelernt und können beruhigter in das Audit starten.
Gehen Sie dann alle Abweichungen der letzten Jahre mit Ihren Mitarbeitern bzw. Führungskräften noch einmal durch. Besprechen Sie die getroffenen Maßnahmen und rufen Sie somit alles noch einmal ins Gedächtnis. Was vielen Mitarbeitern hilft, ist eine kleine Checkliste und die Auflistung der „Top-allgmeinen Auditor-Fragen“ mit passenden Antworten. Je besser sich die Kollegen und Sie vorbereitet fühlen, desto selbstbewusster können Sie gemeinsam durch die Auditierung gehen. Haben Sie deshalb immer einen roten Gesprächsfaden im Kopf. Das hilft Ihnen, ruhiger zu bleiben und die Gespräche in die von Ihnen gewollten Bahnen zu lenken.
Dann kommen wir ins Spiel, die Auditoren. Wir können Ihnen versprechen, egal wie gut Sie uns versuchen zu lenken, wir versuchen abzubiegen, einzutauchen, in die dunkleren Ecken zu manövrieren. Seien Sie innerlich auch darauf vorbereitet. Das braucht Ihnen dann keinesfalls unangenehm zu sein. Genau das ist nämlich unser Job: Wir wollen Sie aus der Komfortzone locken und die Stellen aufzeigen, die noch nicht zu 100 % perfekt sind. Aber das ist das, was Sie und Ihr Unternehmen am Ende weiterbringt.
Vermeiden Sie dabei, wenn möglich, aber Konfrontationen. Jeder Mensch geht mit Kritik anders um. Sie kennen Ihre Mitarbeiter (und auch sich) dabei am besten. Helfen Sie deshalb Ihren Kollegen, aus der Situation herauszukommen, wenn sich jemand in die Ecke gedrängt fühlen sollte.
Und am Ende: Übung macht den Meister. Sie werden feststellen, je mehr Auditierungen abgeschlossen wurden, desto sicherer werden Sie und Ihre Mitarbeiter – auch in der Vorbereitung.